Tällä sivulla keskitytään tutkinnonjärjestäjien toiminnassa kertyvien asiakirjojen arkistointiin. Tutkintotoimikuntien arkistointiohje on julkaistu Näyttötutkinto-oppaan liitteenä.

Opetushallituksen sivulta löytyy sekä tutkintotoimikuntia että tutkinnonjärjestäjiä koskevia ohjeita määräyksiä ja lomakkeita.

Tutkinnonjärjestäjän vastuut ja velvollisuudet

Tutkinnonjärjestäjien arkistoinnin ohjeistamisesta vastaa tavallisesti järjestäjän taustayhteisö, esim. kuntayhtymä, mistä syystä Opetushallitus ei ole katsonut olevansa toimivaltainen antamaa määräyksiä tai ohjeitakaan niiden näyttötutkintotoiminnassa syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä. Muutamia vinkkejä ja linkkejä voi varmaan kuitenkin antaa:

• Paras tapa ohjeistaa näyttötutkintotoiminnan asiakirjahallinto on lisätä se organisaation arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS). Mikäli AMSia ei ole laadittu tai se on päässyt vanhenemaan, löytyy ams-opas.fi sivuilta ohje suunnitelman laatimiseksi ja ylläpitämiseksi.

• Kansallisarkiston kotisivuilta löytyvät myös arkistolaitoksen määräykset ja ohjeet asiakirjojen säilytysajoista. Päätöksessään KA 321/43/03 Kansallisarkisto määrää kunnallisen opetustoimen pysyvästi säilytettävät, 1.1.2002 alkaen kertyneet, asiakirjat. Tätä vanhempia näyttötutkintotoiminnan asiakirjoja koskevat valtionarkiston 3.2.1989, 14.4.1989 ja 29.5.1989 tekemät päätökset kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä (osat 1 ja 3). Näitä määräyksiä voinevat varsin hyvin noudattaa myös muut kuin kuntien ylläpitämät näyttötutkintojen järjestäjät.
Päätöksessä KA 321/43/03 luetellaan siis pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Esim. tutkintotodistusten jäljennöksiä ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi, mikäli tiedot on tallennettu opintorekisteriin. Siinäkin tapauksessa, että tiedot ovat opintorekisterissä, on suositeltavaa säilyttää todistusjäljennökset huomattavan pitkä aika (jopa 50 vuoden säilytysaika voi olla perusteltu.)

• Tiliasiakirjojen pysyvästä säilytyksestä ovat voimassa arkistolaitoksen määräykset: Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat, KA 158/43/01, 3.9.2001; Yhteisöjen ja säätiöiden julkiseen tehtävään liittyvät tiliasiakirjat. Valtionarkiston määräys 100/33/85, 27.6.1985 sekä Valtion virastojen ja laitosten kirjanpitoaineiston pysyvä säilytys. KA S 6/99, 9.4.1999.
Muut tili- ja kirjanpitoasiakirjat ovat määräajan säilytettäviä. Niiden säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon, mitä säädöksissä säädetään sekä käytännön toiminnan tarpeet. Valtionoppilaitokset, joilla on näyttötutkintotoimintaa, noudattavat valtiokonttorin määräystä 9/03/99 Kirjanpitoaineiston säilytysajat.

• Näyttötutkinto-oppaassa velvoitetaan tutkintojen järjestäjät arkistoimaan arviointilomakkeet, joihin on kirjattu ammattitaidon arvioinnit perusteluineen. Niin ikään järjestäjien vastuulla on säilyttää näytön aikana syntyneet arvioinnin kannalta keskeiset tuotokset. Tutkintotodistusten kopiot arkistoi ja niistä antaa tarvittaessa kopioita tutkintojen järjestäjä.

• Arviointitietojen säilyttämisessä on otettava huomioon oikaisumenettely: Kaikkea asiaan kuuluvaa arviointiaineistoa tulee säilyttää vähintään kaksi kuukautta, jona aikana tutkinnon suorittajalla on mahdollisuus pyytää oikaisua arviointiinsa. Tällöin on syytä ottaa huomioon riittävä dokumentointi, mikäli aineisto on sellaista, ettei se säily vaadittavaa aikaa (esim. floristinen ala.)

• Käytännön ohjeita arkistoinnin teknisestä suorittamisesta löytyy mm. Kansallisarkiston ohjeesta Kunnallisen arkistotoimen opas. Ohjeita löytyy myös alan kirjallisuudesta, mm. Rastas, Pirkko: Arkistotoimi ja asiakirjahallinto. – Helsinki : Opetushallitus, 1994. – ISBN 951-37-1324-5.

• Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä julkaistaan vuosittain arkistolaitoksen kotisivulla ja myydään painettuna Yliopistokirjakaupassa. Linkki päätökseen löytyy sivulta www.narc.fi/Arkistolaitos/ohjeet/. Tässä päätöksessä julkaistaan luettelot mm. papereista, kynistä, musteista ja arkistokoteloista, joiden on tutkittu soveltuvan pysyvään säilytykseen ja joilla pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava (Arkistolaki 831/1994).

Lisätietoja ja neuvoja antavat Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot sekä kunnalliset arkistot.
Opetushallituksessa arkistointiin liittyviin kysymyksiin vastaa arkistonhoitaja Petri Keskinen, etunimi.sukunimi@oph.fi.